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Produktivitätswerkzeuge und -techniken, um Ihren Arbeitstag nicht mehr zu verschwenden

Gestern, als ich anfing, diesen Beitrag zu recherchieren, erhielt ich von einem Kollegen einen Link zu einer Forschungsstudie, aus der hervorging, dass das Betrachten von Bildern mit niedlichen Hunden, Kätzchen, Babypandas und anderen Glücksbündeln Ihre Produktivität verbessern kann.

Ich liebe dich, Internet.

Diese Bilder können jedoch nur so viel zu Ihrer Produktivität beitragen. Wenn Sie nicht wissen, wie Sie Ihre Zeit und Ressourcen richtig einsetzen können, ist die Wahrscheinlichkeit sehr hoch, dass Sie nicht viel Arbeit erledigen müssen.

Hilfe ist hier jedoch beschäftigt Vermarkter. Egal, ob Sie an E-Mail-Workflows oder an der Erstellung von Inhalten arbeiten, wir verfügen über eine Vielzahl von Tools und Techniken, mit denen Sie die Produktivität steigern können.

E-Mail überprüfen

Für viele Menschen ist das Abrufen von E-Mails fast so üblich und häufig wie das Atmen. Es kann eine schwere Angewohnheit sein, abzubrechen. Wenn wir jedoch ständig E-Mails im Hinterkopf haben, kann dies die Konzentration wie kein anderer Faktor beeinträchtigen.

Es gibt viele verschiedene Methoden, um die Belastung Ihres Fokus durch E-Mails zu minimieren, aber ich möchte Sie auf eine davon aufmerksam machen: Überprüfen Sie Ihre E-Mails morgens nicht .

Ernst. Tu es nicht. Studien zeigen, dass die produktivste Zeit des Tages wenige Stunden nach dem ersten Aufwachen ist. Ihre Energie ist auf einem ganztägigen Höchststand. Ihre Kreativität steigt. Und die meisten von uns verschwenden diese kostbare Zeit damit, durch unsere Posteingänge zu stöbern.

Wenn Sie also nach dem Lesen dieses Beitrags nur eines tun, versuchen Sie es eine Woche lang morgens ohne E-Mail. Wenn Sie es nicht schaffen, scannen Sie Ihre E-Mail zwei Minuten lang, um nach wirklich dringenden Notizen zu suchen, und schließen Sie sie dann für den Rest des Vormittags, um kreativer oder produktiver zu arbeiten.

Zusätzlich zur Entwicklung dieser neuen Routine können Sie mit diesen beiden Tools die E-Mail-Bestie zähmen.

Google Mail-Tabs

Die Marketingwelt ist also nicht gerade ein Fan des neuen Tabbing-Systems von Google Mail für den Posteingang. Wenn Sie jedoch Google Mail verwenden, ist es keine schlechte Methode, Ihre Nachrichten schnell zu sortieren und zu durchsuchen.

Um Registerkarten einzurichten, mit denen Sie persönliche E-Mails von Werbe-E-Mails trennen können, klicken Sie auf das Einstellungszahnrad in der rechten Ecke Ihres Posteingangs, gehen Sie zu Einstellungen und wählen Sie dann die gewünschten Registerkartendefinitionen aus.

SeoAnnuaire Sales Kostenlos

Ein Teil der verschwendeten Zeit in E-Mails besteht darin, zu überprüfen, ob jemand zu Ihnen zurückgekehrt ist. SeoAnnuaire Sales Free ist ein kostenloses Chrome-Add-On, mit dem Sie in Echtzeit benachrichtigt werden, wenn jemand eine wichtige E-Mail geöffnet hat, die Sie gesendet haben.

Das Tool gibt Ihnen die Gewissheit, dass Sie keine unnötigen Folge-E-Mails schreiben müssen. Sie kennen die Sorte: "Ich überprüfe nur, ob Sie meine letzte E-Mail erhalten haben!" Diese Nachsorgeuntersuchungen nehmen Zeit in Anspruch und irritieren den Empfänger.

Wenn Sie Microsoft Outlook oder Google Mail verwenden, können Sie SeoAnnuaire Sales Free aktivieren, um festzustellen, wann Kontakte geöffnet sind und mit Ihrer E-Mail interagieren. Anschließend können Sie das Timing und die Antworten an Ihre Anforderungen anpassen.

Ablenkungen blockieren

Von der Pomodoro-Technik bis zum Timeboxing gibt es zahlreiche Strategien, mit denen Sie sich konzentrieren und Aufgaben schnell erledigen können. Die meisten dieser Techniken beinhalten kurze Ausbrüche hochkonzentrierter Produktivität, gefolgt von einer angemessenen Pause. Und weil das Internet auch bei der Untersuchung von niedlichen Welpen nicht ganz zuversichtlich ist, hat es eine Reihe von Tools herausgebracht, mit denen Sie Ihre Zeiträume mit Fokus optimal nutzen können.

White Noise Generatoren

Weißes Rauschen ist eine starke Sache. Es versetzt Kleinkinder in den Schlaf. Es beruhigt die Nerven. Und für viele kann es die Fokussierung fördern. Dieses leise, unbeschreibliche Hintergrundgeräusch hilft, andere Geräusche zu dämpfen und Ihr Gehirn auf die anstehende Aufgabe zu konzentrieren. Es gibt mehrere kostenlose Generatoren für weißes Rauschen, darunter White Noise Lite, das auf iPhones und Androids heruntergeladen werden kann.

Website-Blocker

Für diejenigen unter Ihnen, die sich nicht mit dieser Produktivitätssache beschäftigen (und nicht genug auf Ihre eigene Willenskraft vertrauen), gibt es kostenlose Browser-Add-Ons, die Sie bei Ihrer Suche nach Lösungen unterstützen können.

Mit diesen Tools können Sie den Zugriff auf bestimmte stark störende Websites in bestimmten Zeiträumen blockieren, in denen Sie sich konzentrieren müssen. Machen Sie keine Fehler, dies ist die Kalt-Truthahn-Methode, um die Produktivität zu steigern - und sie ist ziemlich effektiv.

Hier sind einige von Browsern gut bewertete: StayFocusd für Chrome, WasteNoTime für Safari und LeechBlock für Firefox.

Inhaltsentstörer

Die meisten Browser verfügen über Ad-Blocker-Apps, mit denen Sie die Anzahl der Web-Banner reduzieren können, die täglich für Ihre Aufmerksamkeit sorgen (ein weiterer Grund, warum eine inhaltsreiche Inbound-Marketing-Strategie eine gute Idee ist). Diese Apps sind unglaublich beliebt. Zum Beispiel verwenden mehr als 10 Millionen Menschen AdBlock.

Während AdBlock Sie beim Surfen im Internet unterstützt, können andere Tools, wie z. B. feedly, Ihre bevorzugten Inhalte in einer ansprechenden, übersichtlichen Oberfläche direkt zu Ihnen bringen.

Beschaffung von Inhalten

Sie können die Inspiration nicht beschleunigen, aber Sie können sie besser verfolgen. Wann immer Sie sich zum Schreiben von Inhalten hinsetzen, sollten Sie einen konkreten Zeitblock für die Recherche nach Artikeln, Bildern und Daten verwenden, um Ihre Erzählung zu unterstützen und zu verbessern. Da dies ein Produktivitätsartikel ist und das Internet ein Wurmloch sein kann, sollten Sie den "konkreten Zeitblock" dieses Satzes unterstreichen.

Entscheiden Sie, welche Art von Recherche Ihre Inhalte benötigen, und blockieren Sie die entsprechende Zeit, um sie fertigzustellen. Die Zeit beiseite zu legen ist nicht der schwierige Teil. Der schwierige Teil hört auf.

Sie können den ganzen Tag damit verbringen, das perfekte Bild zu finden oder eine Statistik zu finden, um Ihre Argumentation zu untermauern. Wenn Sie Ihre Inhalte recherchieren, sollten Sie sich eine Pause gönnen - zum Beispiel nach 40 Minuten. Wenn Sie bis dahin nicht die perfekte Tatsache gefunden haben, fahren Sie ohne sie fort.

Zum Glück gibt es jedoch eine Reihe von Websites und Tools, mit denen Sie effizienter recherchieren können.

Bilder finden

Creative Commons ist eines der bekanntesten und zuverlässigsten Tools, wenn es darum geht, Bilder zu finden, die kostenlos verwendet, erneut veröffentlicht oder geändert werden können. Das Besondere an Creative Commons ist, dass klar ist, wie jedes Bild verwendet werden kann und wie das Original gutgeschrieben werden sollte.

Starten Sie bei Search.CreativeCommons.org und suchen Sie entweder bei Flickr oder bei Google Images. Es gibt auch ein Add-On für einige Blogs mit dem Namen "Related Content", das verwandte Bilder und Links bereitstellt, während Sie einen Beitrag verfassen.

Wenn Sie nicht genau wissen, wonach Sie suchen, und einfach mit einer Reihe allgemeiner Geschäftsbilder beginnen möchten, haben Sie auch Glück - SeoAnnuaire hat soeben 160 kostenlose Stock-Fotos veröffentlicht, die Sie herunterladen können.

Fakten und Statistiken finden

Abhängig von der Art der Daten, die Sie benötigen, gibt es einige gute Tools, mit denen Sie herausfinden können, was Sie zur Unterstützung Ihrer Inhalte benötigen. Factbrowser ist eine Suchmaschine zum Auffinden von Geschäfts-, Marketing- und Technologiefakten (Haftungsausschluss: Ich kenne die Gründer). Sie können Bevölkerungs- und sozioökonomische Trends vom US Census Bureau und der UN Statistics Division weltweit abrufen.

Angebote und andere Materialien finden

Es gibt eine Reihe verschiedener Sites, die sich mit der Indizierung von Anführungszeichen nach Themen befassen: ThinkExist und BrainyQuote sind zwei beliebte Beispiele. Um ehrlich zu sein: Ich war noch nie ein großer Fan davon, zufällig gefundene Zitate wie Glückskeksaussagen in meinen Inhalten einzufügen. Ein besserer Ansatz könnte darin bestehen, Zitate beim Lesen von Artikeln und Blogs zu verfolgen und zu speichern.

Pocket und Evernote Web Clipper sind gute Browser-Add-Ons, die das Speichern und Organisieren von Zitaten, Artikeln und anderem Material für Blog-Ideen vereinfachen.

Besprechungen, Zusammenarbeit und Brainstorming

Wir waren alle dabei: Der Moment, in dem ein Meeting aus dem Ruder läuft und langsam Ihre geistige Gesundheit erschöpft. Dies kann jedoch auf jeden Fall vermieden werden. Meetings können produktiver sein, wenn wir daran arbeiten, sie zu verbessern.

Für den Anfang, wie Unternehmensberater Steve Tobak feststellt, "muss jedes Meeting einen Leiter, einen festgelegten Zweck, eine Start- und Endzeit und einen gültigen Grund für jede Person haben, dort zu sein." Versuchen Sie aus dem gleichen Grund wie im obigen E-Mail-Argument, die morgendliche Planung von Besprechungen zu vermeiden, damit mehr Zeit für kreative Arbeit bleibt.

Beachten Sie auch, dass die Zusammenarbeit und der Ideenaustausch nicht in einem vierwandigen Raum stattfinden müssen. Es gibt viele Tools, die diese Art der offenen Zusammenarbeit zwischen Unternehmen vereinfachen können.

Hier ist eine Starterliste von denen, die wir regelmäßig verwenden.

Gekritzel

Ein Teil der Herausforderung bei der Planung von Besprechungen besteht darin, eine Zeit zu finden, in der sich alle treffen können. Wenn Sie sich häufig mit großen Gruppen treffen und keinen gemeinsamen internen Kalender haben, kann Doodle Ihnen helfen, schnell den optimalen Zeitpunkt für Ihre Zusammenkunft zu finden.

Google Speedy Meetings

In den Einstellungen Ihres Google-Kalenders gibt es auf der Registerkarte "Allgemein" ein Kontrollkästchen, mit dem Sie Besprechungen "beschleunigen" können. Auf diese Weise werden 30-minütige Besprechungen fünf Minuten früher und 60-minütige Besprechungen standardmäßig zehn Minuten früher beendet - eine Funktion, mit der sichergestellt werden kann, dass Sie Ihren nächsten Termin pünktlich erreichen.

Trello

Dieses Tool ist ein Tool für die Zusammenarbeit bei Aufgabenlisten. Sie können ein Trello-Board für ein Team in Ihrem Unternehmen oder für ein bestimmtes abteilungsübergreifendes Projekt erstellen. In der Regel enthält Trello einen Arbeitsrückstand, eine Liste der laufenden Projekte und eine Spalte mit erledigten Aufgaben. Sie können Aufgaben leicht über Listen verschieben und Karten neu anordnen, um sie zu priorisieren.

HipChat

Zu sagen, dass SeoAnnuaire ein Power-User des internen Chat-Tools HipChat ist, ist eine Untertreibung. Wir leben von der Sache. In einem schnell wachsenden Büro, das sich jetzt über drei Stockwerke erstreckt, ist HipChat der schnellste Weg, einen Kollegen zu finden. Es ist auch die Heimat einiger unserer besten spontanen Brainstorms und Kollaborationen.

In HipChat können Sie 1: 1-Konversationen führen, aber Sie können auch Räumen beitreten, die auf bestimmten Themen, Abteilungen oder Herausforderungen basieren, und in diesen Chatrooms finden die wirklich interessanten Konversationen statt. Wir haben Blog-Posts brainstormt, aktuelle Nachrichten verbreitet und uns (positiv) über die Bedeutung bestimmter Kanäle oder Trends gestritten.

Box, Dropbox und Google Drive

Wenn Sie zusammenarbeiten, ist es hilfreich, dieselben Ordner und Dokumente zu verwenden. Für Unternehmen, die kein gemeinsames Laufwerk haben, können diese Tools besonders nützlich sein.

Box ist am besten, wenn Sie viele Revisionen und Versionen durchführen. So können Sie sicherstellen, dass Sie nicht über die Arbeit eines anderen speichern oder versehentlich auf eine frühere Version zurückgreifen.

In der Zwischenzeit ist Dropbox aufgrund seiner Einfachheit ein ideales Werkzeug. Das Speichern und Freigeben von Ordnern ist unglaublich einfach und intuitiv.

Und Google Drive eignet sich optimal für mehrere Personen, die genau zur gleichen Zeit an demselben Dokument arbeiten. Sie können sehen, wo sich eine andere Person im Dokument befindet, und mit Kommentaren entlang der Seite kommunizieren.

Es ist ein harter Kampf, um unseren eigenen Fokus zu behalten. In einer Welt mit tausend Ablenkungen müssen wir uns die Zeit zum Nachdenken und Arbeiten sparen. Wir müssen weiterhin Ideen und Tools austauschen, um Fortschritte in unserem Ziel zu erzielen, so produktiv und effektiv wie möglich zu sein.

Auf welche Tools, Apps und / oder Produktivitätsstrategien können Sie nicht verzichten? Teile sie in den Kommentaren unten!

Entzückende Welpenquelle: AMagill

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